10.1 SISTEM MASUKAN/INPUT
Sistem
input tebagi dua, yaitu sistem input berbasis kertas dan sistem input tanpa
kertas.
- Sistem - sistem masukan dengan kertas.
1.
Penyiapan
dan pelengkapan dokumen sumber.
2.
Pengiriman
dokumen-dokumen sumber ke pemrosesan data.
3.
Masukan
data.
4.
Pengeditan
data program.
1)
Persiapan dan pengisian dokumen
sumber
Dokumen
sumber seperti order penjualan disiapkan
secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini
diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan mudah dipahami.
2)
Pengiriman dokumen sumber ke bagian
pengolahan data
Batch
control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar
atas transfer data antara departmen pengguna dengan departemen pengolahan data.
Tidak adanya atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan dari
departemen pengguna ke departemen pengolahan data mengindikasikan adanya
kelemahan yang cukup signifikan.
3)
Data Entry
Setelah
dokumen sumber (seperti faktur) diterima oleh departemen pengolahan data dokumen tersebut secara
manual diketikkan menggunakan terminal PC dan kemudian di simpan kedalam disk.
Key verification merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk
mendeketeksi kesalahan pengetikan. Dalam pengecekan ini, setiap dokumen sumber
merupakan data file data.
4)
Tehnik Program Editing Data
Pengendalian
data bisa jadi diterapkan untuk setiap struktur data (karakter, field, record,
dan file). Salah satu cara yang dapat
digunakan untuk mengedit kewajaran adalah dengan membuat file tabel yang berisi
nilai yang legal untuk setiap field di dalam tabel.
- · Sistem - sistem pemasukan tanpa ketas
Dalam
sistem-sistem masukan tanpa kertas (paperless input system ) , kadang-kadang di
sebut juga sistem masukan online, transaksi-transaksi di masukan secara
langsung ke dalam jaringan komputer, dan kebutuhan pengetikan dalam dokumen
sumber di kurangi. Sistem masukan tanpa kertas membutuhkan intervensi manusia
umumnya memlalui dua tahapan yaitu entry data dan edit data, dan transfer ke
sistem aplikasi komputer pusat. Sistem tanpa kertas yang tidak membutuhkan
keterlibatan manusia, Transaksi-transaksi di proses dari awal sampai akhir
tanpa keterlibatan manusia : pemrosesan transaksi otomatis secara penuh. Salah satu
aplikasi tekhnologi ini adalah networked vending machine (NVM) .
Contoh
system pemasukan tanpa kertas :
1)
Sistem input tanpa kertas yang
memerlukan intervensi manusia
Ada
berbagai jenis sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan transaksi
langsung ke dalam komputer. Sistem ini mencakup sistem entry data manual online
data sistem identifikasi otomatis seperi sistem point of sales(POS). Sistem
entry data manual online : pengguna secara manual mengetikan transaksi kedalam
sistem komputer. Sistem identifikasi otomatis : barang dagangan dan item lain
diberi kode yang dapat dibaca oleh mesin. Transaksi sistem input tanpa kertas
yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalaui dua fase :
Ø Input
(entri) data dan editing data : program pengeditan data secara utuh pada sistem
input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam ke dalam system.
Ø Pengiriman
data ke sistem aplikasi host : dalam sistem tanpa kertas yang terpusat,
transaksi biasanya diinput langsung ke dalam komputer pusat melalui terminal
data.
2)
Sistem input tanpa kertas yang tidak
memerlukan intervensi manusia.
Transaksi
yang sepenuhnya otomatis, pemrosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak
melibatkan intervensi manusia. Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi
ini adalah network vending machine (NVM), contoh teknologi NVM adalah pompa
bahan bakar POS. Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang
juga penting adalah electronic data interchange (EDI) dan electronic fund
transfer (EFT).
10.2
SISTEM PEMROSESAN
- Sistem pemrosesan berdasarkan kertas.
Transaksi-transaksi
di masukkan kedalam komputer dalam batch yang di proses secara periodik. Contoh
pemrosesan secara batch adalah laporan jam kerja mingguan untuk membuat cek
pembayaran gaji. Pemrosesan secara batch dengan pemutahiran file secara
berurutan, pemrosesan dalam sistem semacam ini mencakup tahap-tahap berikut:
- Penyiapan file transaksi.
- Pemutahiran file induk.
- Pemutahiran buku besar.
- Penyiapan laporan buku besar.
Pemrosesan
batch dengan pemutahiran file akses random, tahap-tahapnya sebagai berikut :
- Catatan di baca dari file transaksi.
- Nilai kunci catatan transaksi digunakan untuk mengakses secara random.
- Catatan dalam file induk di mutahirkan dalam memori dan kemudian ditulis ulang ke file data.
- Sistem Pemrosesan tanpa kertas.
Dalam
sistem pemrosesan tanpa kertas , baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dapat
di lakukan dengan pemrosesan tepat waktu, kadang-kadang disebut online realtime
processing. Pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan tanpa kertas mirip dengan
pemrosesan batch dalam sistem berdasar kertas. Perbedaannya adalah voucher
jurnal diganti dengan fungsi yang serupa tetapi secara elektronik dan buku
besar di mutahirkan secara otomatis secara periodik. Pemrosesan tepat waktu
dalam sistem pemrosesan tanpa kertas, keuntungan utama dalam pemrosesan tanpa
kertas adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan tepat waktu.
10.3 SISTEM KELUARAN
Sistem keluaran dapat berupa sistem dengan kertas, tanpa
kertas atau antara keduanya. Sebagian besar sistem dengan kertas dan
berorientasi batch dengan pemrosesan file sekuensial mengahislkan volume
jeluaran yang besar. Sebagai contoh hasil cetak keluaran file piutang dagang
dapat digunakan untuk melihat saldo pelanggan individual. Pengendalian
ekeluaran di rancang untuk mengecek bahwa hasil pemrosesan telah berupa
keluaranb yang sah dan keluaran tersebut telah didistribysikan secara memadai.
Kelompok pengendalian PDE terpisah seriungkali dibentuk untuk memonitor operasi
PDE. Kelompok pengendalian PDE menrupakan bagian dari fungsi audit intern
perusahaan. Distribusi keluaran harus dikendalikan untuk meminimalkan akses
tidak sah terhadaop data-data penting. Distribusi keluaran di kendalikan
melalui dokumentasi dan penyeliaan. Umumnya, register distribusi keluaran
dibuat untuk mengendalikan disposisi laporan.
