Sistem Informasi Akuntnasi BAB II

2. Teknik dan Dokumentasi Sistem

Teknik sistem tersebut merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antarsubsistem. Teknik-teknik tersebut umumnya bersifat grafikal (piktoral). Teknik-teknik sistem penting bagi auditor intern dan ekstern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik-teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ekstern sebagai seorang konsultan.

2.1 Pemakaian Teknik-Teknik Sistem

Penggunaan Teknik-Teknik Sistem dalam Auditing,Sebagian besar penugasan auditing dibagi menjadi dua komponen dasar. Komponen pertama yaitu audit intern yang bertujuan untuk menetapkan tingkat keandalan struktur pengendalian intern dalam organisasi. Biasanya diperlukan beberapa jenis pengujian ketaatan. Tujuan pengujian itu adalah untuk melihat eksistensi, efektivitas, dan kontinuitas operasi pengendalian intern. Komponen kedua yaitu audit laporan keuangan, meliputi pengujian substansif. Pengujian substansif adalah verifikasi langsung atas laporan keuangan berdasarkan hasil pengujian pengendalian intern dalam audit intern. Pengujian ketaatan maupun substansif juga harus dilakukan oleh auditor intern seperti halnya auditor ekstern.

• Evaluasi Pengendalian Intern, yaitu Auditor sering terlibat dalam evaluasi pengendalian intern. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam sistem aplikasi. Karena pemisahan dan pembagian tugas-tugas pemrosesan di antara karyawan dan atau departemen. Beberapa teknik sistem misalnya bagan arus analitis, bagan arus dokumen, dan bagan distribusi formulir dapat digunakan oleh auditor untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sistem. Bagan-bagan ini dibuat dalam kolom-kolom untuk mengelompokan fungsi-fungsi pemrosesan yang dilakukan oleh setiap entitas. Beberapa teknik lainnya, seperti kuesioner dan metode matriks juga dapat digunakan untuk mengevaluasi pengendalian intern.

• Pengujian Ketaatan, yaitu Auditor melakukan pengujian ketaatan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi.Pengujian ketaatan membutuhkan pemahaman atas pengendaian yang akan diuji. Jika pengendalian yang akan diuji adalah komponen-komponen sistem informasi perusahaan, auditor juga harus memperhatikan teknologi yang digunakan oleh sistem informasi. Ini membutuhkan pemahaman teknik-teknik sistem yang umum digunakan untuk mendokumentasikan sistem informasi. Jadi auditor harus mempunyai pemahaman mendasar mengenai teknik-teknik yang akan digunakan dalam menganalisis dan merancang sistem. Bagan masukan proses-keluaran (input-process-output/ IPO) dan hierarki-plus masukan proses-keluaran (HIPO), bagan arus program, diagram aliran data logis (logical data flow diagaram/DFD), tabel pencabangan dan keputusan, serta metode matriks yang menjadi contoh teknik sistem yang umum digunakan dalam menganalisis dan merancang sistem.

• Auditor akan sering menghadapi teknik-teknik ini manakala mereka menelaah dokumentasi sistem. Tetapi auditor biasanya memiliki kebutuhan sedikit saja untuk menyajikan bagan IPO dan HIPO, bagan arus program, DFD, table pencabangan dan keputusan, dan metode matriks dalam menjalankan auditnya, karena teknik-teknik ini berguna terutama dalam perencanaan dan perancangan sistem. Fokus utama audit untuk menelaah sistem berjalan dan bukan merancang sistem baru.

• Kertas Kerja, yang di maksud Kertas kerja ialah adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Auditor disyaratkan oleh standar professional untuk membuat ketas kerja, dan ini merupakan catatan utama mengenai pekerjaan yang telah dilakukan.Auditor menggunakan teknik-teknik sistem untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja. Kuesioner pengendalian intern, bagan arus analitis dan bagan arus sistem sering tampak dalam kertas kerja karena umum digunakan oleh auditor dalam mengevaluasi pengendalian intern. Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja jika merupakan bagian dari dokumentasi sistem yang akan ditelaah.

2.2  Teknik Teknik Sistem

• Teknik bagan Arus merupakan teknik sistem yang paling umum. Bagan arus adalah diagram simbolik yang menunjukkan aliran data dan urutan operasi dalam suatu sistem. Bagan arus digunakan baik oleh auditor maupun personel-personel sistem. Bagan arus banyak dipakai jika pemrosesan data bisnis dilakukan secara terkomputerisasi. Dengan meningkatnya arti penting bagan arus sebagai alat komunikasi sehubungan dengan makin kompleks dan berkembangnya pemrosesan komputer, maka dibutuhkan symbol-simbol standar dan penggunaan konvensi.

• Teknik narasi, Teknik ini sering bermanfaat, khususnya dalam analisis sistem tahap pencarian fakta di perusahaan. Wawancara merupakan teknik yang berguna bagi analis untuk mengenal pihak-pihak pengambil keputusan di perusahaan dan masalah yang mereka hadapi. Wawancara mendalam memungkinkan analis sistem untuk membangun hubungan personal yang baik dengan manajer. Wawancara terstruktur dapat digunakan untuk menemukan jawaban terkait dengan serangkaian pertanyaan. Kuesioner terbuka merupakan teknik pencarian fakta dengan cara memberi kesempatan kepada responden untuk menjawab pertanyaan secara bebas.

• Teknik analisis Pemanfaatan Sumber Daya, yaitu Analisis berikutnya yang perlu dilakukan setelah semua tahap dalam pembuatan yang dijelaskan diatas mulai dari pembuatan flowchart, mengidentifikasi perubahan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah hingga menerapkan desain prosedur yang baru adalah mencocokkan sumber daya yang dimiliki dengan tugas yang harus diselesaikan. Analisis ini harus dipertimbangkan oleh personel pengembangan sistem ketika mengimplementasikan sistem. Auditor harus mempertimbangkan penggunaan sumber daya saat melakukan audit. Penugasan kepada staf untuk suatu fungsi audit tertentu dapat diselesaikan dengan teknik sistem. Oleh karena itu, teknik sistem dalam analisis pengalokasian sumber daya dapat digunakan oleh auditor maupun personel sistem.