Sistem Informasi Akuntansi BAB V

5. APLIKASI-APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELUARAN

Siklus pendapatan bertujuan untuk memfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen. Dalam perusahaan yang masih nenggunakan system pemprosesan manual seluruh dokumen yang berbentuk hardcopy.Sistem pemprosesan terkomputerasi mungkin tidak membutuhkan dan menggunakan beberapa dokumen dalam bentuk hardcopy tetapi memanfaatkan on-line proformatted screen yang memberikan kemudahan bagi penggunanya.

Tujuan-tujuan khusus yang ingin dicapai perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan yaitu :

1.     Mencatat permintaan penjualan secara tepat dan akurat

2.    Memverifikasi kelayakan kredit konsumen

3.    Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian

4.    Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar

5.    Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas secara tepat dan akurat

6.    Membukukan penjualan dan penerimaan kas kedalam akun konsumen dengan tepat

7.    Mengamankan barang sampai dilakukan pengiriman kepada konsumen

8.    Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran barang

Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

 Tujuan system pengeluaran yaitu:

•  Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan. 

•  Menerima barang dalam kondisi baik.

•  Mengamankan barang hingga dibutuhkan.

•   Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.

•  Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.

•  Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat.

• Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan. 

• Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat

5.1 APLIKASI – APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?

a)    Entri pesanan penjualan

b)   Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:

c)    Mengambil pesanan dari pelanggan

d)   Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

e)    Memeriksa ketersediaan persediaan

f)    Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:

a)    Mengambil dan mengepak pesanan

b)   Mengirim pesanan tersebut

c)    Penagihan dan Piutang Usaha

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:

a)    Penagihan ke para pelanggan

b)   Memelihara data piutang usaha

c)    Penagihan Kas

Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:

a)    Menangani kiriman uang pelanggan

b)   Menyimpannya ke bank 

  

Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

5.2 APLIKASI – APLIKASI SIKLUS

1. Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

2. Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

3. Siklus Produksi

Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

4. Siklus Keuangan

Siklus Keuangan adalah Sistem akuntansi yang mencatat dua dua kegiatan ekonomi  yaitu :

a.    Bisnis menaikkan modal dari para pemilik dan kreditor.

b.    Bisnis menggunakan modal untuk memperoleh aset produksi yang dipakai untuk memperoleh pendapatan.

Siklus keuangan melaporkan sumber kapital pada manajer berkenaan dengan hasil operasinya. Sistem laporan keuangan ini menunjukkan pada kesatuan eksternal dengan meringkas data akuntansi dan menunjukkannya dalam rekening keuangan. Terkadang meliputi sistem akuntansi tanggung jawab yang menunjukkan biaya aktual dan dianggarkan pada manajer individu. Catatan jurnal dan aplikasi laporan keuangan terkadang merupakan komponen sistem buku besar umum.

 

Gambar berikut meringkas komponen siklus keuangan :

Sumber kapital organisasi meliputi para pemiliknya dan kreditor. Organisasi menerima kas dari sumbeer tersebut dan menanamkan modal kas dalam aset produktif. Organisasi mengikut sertakan tiga bentuk transaksi kapital : pinjaman bank, pengeluaran obligasi, dan pengeluaran saham kapital.

1. Siklus Penggajian dan Upah

Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode. Penggajian dan pengupahan itu penting karena alasan berikut:

a.    Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian dan pengupahan atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaju dan upah harus dibayarkan secara akurat dan tepat waktu.

b.    Penggajian dan pengupahan merupakan hal yang diatur oleh Peraturan Pemerintah.

c.    Penggajian dan pengupahan serta pajak gaji dan upah yang berkaitan memiliki pengaru yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan, dimana sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk membayarkan gaji dan upah serta beban yang berkaitan dengan gaji dan upah.

*        Aktivitas Siklus Penggajian dan pengupahan:

a.    Pembaharuan file induk penggajian

b.    Pembaharuan tariff dan pemotongan pajak

c.    Validasi data waktu kehadiran

d.    Mempersiapkan penggajian

e.    Membayar gaji

f.    Menghitung kompensasi dan pajak yang dibayar

g.    Mengeluarkan pajak penghasilan dan potongan lain-lain

*        Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan:

a.    Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

b.    Kartu jam hadir

c.    Kartu jam kerja

d.    Daftar gaji dan daftar upah

e.    Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

f.    Surat pernyataan gaji dan upah

g.    Amplop gaji dan upah

h.  Bukti kas keluar

Sistem Informasi Akuntansi BAB IV

4. Pemrosesan Transaksi dan Struktur Pengendalian Intern

Salah satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern maupun intern, dan menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan.

4.1 Kebutuhan akan pengendalian

• Pengendalian dibutuhkan untuk mengurangi eksposur terhadap resiko. Eksposur tidak semata-mata terjadi akibat kurangnya pengendalian. Pengendalian berguna mengurangi eksposur, tetapi pengendalian tidak dapat memengaruhi penyebab terjadinya eksposur.
• Beberapa bentuk eksposur umum :
• Biaya yang Terlalu Tinggi
• Pendapatan yang Cacat
• Kerugian Akibat Kehilangan Aktiva
• Akuntansi yang Tidak Akurat
• Interupsi Bisnis
• Sanksi Hukum
• Ketidakmampuan untuk Bersaing
• Kecurangan dan Pencurian

4.2 Elemen – elemen Struktur Pengendalian Intern

• Lingkungan pengendalian

Menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur.

• Penaksiran resiko

Adalah identifikasi entitas, dan analisi terhadap resiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola.

• Aktivitas pengendalian

Adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.

• Informasi dan komunikasi

Adalah pengidentifikasian, pengungkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.

• Pemantauan

Adalah proses yang menetukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu.

4.3  Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi

Adalah prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual.

4.4 Etika dan Struktur Pengendalian

• Banyak pihak berpendapat bahwa setiap perusahaan memiliki budaya sendiri dan budaya inilah yang mendukung ataupun menghalangi perilaku etis di organisasi.
• Sebaik apa pun kode etik yang dimiliki perusahan, akan menjadi tidak berarti jika ada masalah budaya yang signifikan dalam budaya organisasi.
• Menciptakan budaya organisasi yang dapat mendukung perilaku yang etis memang sulit dan memang tidak dapat dicapai tanpa pendidikan, pelatihan, dan komitmen. Komitmen dapat dicapai dengan menempatkan etika sebagai satu posisi legal dalam struktur organisasi perusahaan.

Untuk memastikan setiap program etika berjalan dengan baik., perusahaan harus memiliki audit budaya untuk memeriksa budaya dan perilaku etis dalam organisasi.

Sistem Informasi Akuntansi BAB III

3. PENGENALAN PEMROSESAN TRANSAKSI

Istilah pemrosesan transaksi mewakili berbagai aktivitas yang umumnya dilakukan oleh organisasi untuk mendukung operasional sehari-harinya. Walaupun tidak ada 2 organisasi yang memproses data transaksi secara persis sama, hampir semua organisasi memproses alur transaksi yang sama. Alur transaksi operasional dapat dikelompokkan menurut proses bisnis pada umumnya. Sebagian besar organisasi memiliki proses pesanan penjualan, proses tagihan, proses piutang, dan proses bisnis lainnya.

3.1 ARUS TRANSAKSI : TINJAUAN SEKILAS

1. Pengkodean
Untuk membantu pengumpulan maupun pemrosesan suatu transaksi biasanya diberikan kode sebagai kemudahan.
2. Pengklasifikasian Transaksi
karena tingkat arus transaksi dalam suat uperubahan sangat kompleks maka untuk mempermudah dalam penyajian maka tiap transaksi diklasifikasikan kedalam beberapa siklus – siklus transaksi untuk pengelompokan.
contoh perusahaan Manufaktur :

• pendapatan
• pengeluaran
• produksi
• keuangan

Siklus-siklus transaksi dan sistem-sistem aplikasi dalam aktivitas bisnis ;

• Siklus pendapatan, Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayan lain.
• Siklus pengeluaran, Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
• Siklus produksi, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.
• Siklus keuangan, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan proleh dan menejemen dana-dana modal termasuk kas.

3.2 KOMPONEN-KOMPONEN SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI 

1. Input = Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.
   contoh : Pesanan konsumen, Slip penjualan, Faktur, Kartu absen karyawan
2. Proses= Dalam system manual terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi
   Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.
   Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.
3. Penyimpanan=Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi
   contoh : File transaksi, File Master, dan File referensi atau tabel.
4. Output.= jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dan Neraca Saldo

3.3 PERANCANGAN SISTEM TATA BUKU BERPASANGAN

Sistem berpasangan adalah sistem pencatatan semua transaksi ke dalam dua bagian, yaitu debet dan kredit. Kemudian kedua bagian ini diatur sedemikian rupa sehingga selalu seimbang.

Metode penyusunan tata buku berpasangan ada 2 yaitu motode ayat-ayat pindahan tunggal dan motode ayat-ayat pindahan berumpun(kolektif).

Hal penting dalam merancang sistem akuntansi :

• Sifat dan tujuan organisasi
• Karakteristik struktural dan fungsional
• Tata letak fisik, produk dan jasa
• Orang yang mengoperasikan sistem

Langkah dalam merancang sistem akuntansi :

• Merancang pengelompokan kasar atas rekening, daftar rekening dan laporan keuangan terkait.
• Mereview karyawan operasional dan manajemen.
• Finalisasi laporan, daftar rekening, dan laporan lainnya
• Menyiapkan rancangan penjurnalan dan perancangan kertas kerja yang dibutuhkan
• untuk mengimplementasikan dan mengoperasikan sistem.

3.4 SISTEM KODE AKUN UNTUK PEMROSESAN TRANSAKSI

 Suatu sistem pengkodean berisi character set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan.

Tujuan pengkodean :

• Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik
• Meringkas data
• Mengklasifikasikan rekening atau transaksi
• Menyampaikan makna tertentu

Ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu :

• Kode Angka atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code)
• Kode Angka Blok (block numerical code)
• Kode Angka Kelompok (group numerical code)
• Kode Angka Desimal (decimal code)
• Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference).

3.5 PERANCANGAN FORMULIR DAN PETIMBANGAN – PERTIMBANGAN PENYIMPANAN CATATAN

Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi. Tujuan dari formulir :
– Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
– Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.